Постановление от 03.02.2025 № 150 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации рабочего поселка Кольцово, ее структурных подразделениях"
АДМИНИСТРАЦИЯ РАБОЧЕГО ПОСЕЛКА КОЛЬЦОВО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 03.02.2025 № 150
Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации рабочего поселка Кольцово, ее структурных подразделениях
Руководствуясь Уставом рабочего поселка Кольцово, в целях упорядочения процедуры изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации рабочего поселка Кольцово,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
Утвердить прилагаемое Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации рабочего поселка Кольцово, ее структурных подразделениях.
Глава рабочего поселка Кольцово Н.Г. Красников
Приложение
к постановлению администрации
рабочего поселка Кольцово
от 03.02.2025 № 150
Положение
о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации рабочего поселка Кольцово,
ее структурных подразделениях
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Положение устанавливает порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации рабочего поселка Кольцово, ее структурных подразделениях.
2. Основные понятия, используемые в Положении:
- печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
- штамп - вид печати прямоугольной формы, заменяющей рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в делопроизводстве;
- факсимиле - вид печати с точным воспроизведением собственноручной подписи;
- клише - элемент печати, штампа и факсимиле, содержащий зеркальное отображение оттиска печати, штампа и факсимиле.
2. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И УЧЕТ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЕ
2.1. Изготовление печатей с воспроизведением Герба рабочего поселка Кольцово, штампов, факсимиле осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими право на этот вид деятельности.
2.2. Изготовление печатей (гербовых и негербовых) (далее - печати), штампов администрации рабочего поселка Кольцово производится по решению Главы рабочего поселка Кольцово на основании служебных записок (заявок) от структурного подразделения администрации рабочего поселка Кольцово.
Служебные записки (заявки) на изготовление требующихся печатей, штампов направляются в отдел целевого финансирования и муниципального заказа администрации рабочего поселка Кольцово для проведения закупки. В заявках приводятся эскизы штампов и указываются ответственные лица за получение и хранение данных штампов.
2.3. После изготовления печати, штампы, факсимиле передаются отделом по общим вопросам и архивному делу (далее - ООВиАД) в структурное подразделение администрации рабочего поселка Кольцово.
Контрольные оттиски изготовленных печатей, штампов, факсимиле регистрируются в журнале учета печатей, штампов, факсимиле в соответствии с приложением 1 к настоящему Положению.
2.4. Журнал учета печатей, штампов, факсимиле (далее – журнал) ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью начальника ООВиАД.
Ведение журнала осуществляет ООВиАД администрации рабочего поселка Кольцово.
2.5. Печати, штампы, факсимиле числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожение). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
При возврате (изъятии) печати или штампа в журнале ставится дата сдачи, подпись сдавшего печать (штамп) и подпись лица, ответственного за ведение журнала.
В случае списания (уничтожения) печати (штампа) в журнале по каждому образцу ставится дата и номер акта уничтожения указанной печати (штампа).
2.6. Уничтожение печатей, штампов производится в случае их износа или повреждения, а также в связи с переименованием, реорганизацией или ликвидацией структурного подразделения администрации рабочего поселка Кольцово.
Уничтожение факсимиле производится в случае его износа или повреждения, а также в связи со сменой руководителя (Главы рабочего поселка Кольцово).
2.7. Решение об уничтожении гербовой печати администрации рабочего поселка Кольцово и факсимиле Главы рабочего поселка Кольцово принимается Главой рабочего поселка Кольцово.
2.8. Уничтожение печатей, штампов, факсимиле производится комиссией, образуемой администрацией рабочего поселка Кольцово.
2.9. Об уничтожении печатей, штампов, факсимиле составляется акт (приложение 2), который должен содержать:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, факсимиле;
- способ уничтожения;
- заключение комиссии о приведении печати, штампов, факсимиле в состояние, исключающее возможность их восстановления и дальнейшее использование;
- подписи членов комиссии.
Акт хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампов, факсимиле) в журнал учета.
3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЕ
3.1. В администрации рабочего поселка Кольцово используются:
1) гербовая печать администрации рабочего поселка Кольцово с изображением Герба рабочего поселка Кольцово (далее - гербовая печать);
2) негербовая печать;
3) факсимиле Главы рабочего поселка Кольцово;
4) штампы структурных подразделений администрации рабочего поселка Кольцово.
3.2. Гербовая печать изготавливается в одном экземпляре и содержит следующие обязательные реквизиты:
- Герб рабочего поселка Кольцово;
- слова «администрация рабочего поселка Кольцово», «Новосибирская область».
3.3. Гербовой печатью заверяются подписи Главы рабочего поселка Кольцово, первого заместителя главы администрации рабочего поселка Кольцово, заместителей главы администрации рабочего поселка Кольцово.
3.4. Гербовая печать проставляется:
- на постановлениях, распоряжениях администрации рабочего поселка Кольцово;
- на договорах и соглашениях, заключаемых администрацией рабочего поселка Кольцово;
- на разрешениях, актах, протоколах;
- на доверенностях, выдаваемых от имени администрации рабочего поселка Кольцово;
- на гарантийных письмах и иных финансовых документах администрации рабочего поселка Кольцово;
- на Почетных грамотах рабочего поселка Кольцово и Благодарностях Главы рабочего поселка Кольцово, Благодарственных письмах;
- на справках;
- на иных документах администрации рабочего поселка Кольцово, требующих особого удостоверения их подлинности, и их копиях.
3.5. Гербовой печатью заверяется подпись специалиста, ответственного за кадровое производство, на трудовых книжках и вкладышах к ним.
3.6. Негербовая печать изготавливается в одном экземпляре содержит следующие реквизиты:
- слова «НАУКОГРАД КОЛЬЦОВО», «Новосибирская область».
3.7. Негербовая печать проставляется на памятных и поздравительных адресах, дипломах, свидетельствах, сертификатах, почетных грамотах, благодарностях, вручаемых по результатам проведения муниципальных соревнований, конкурсов, фестивалей и прочих культурных, спортивных и образовательных мероприятий.
3.8. Факсимиле Главы рабочего поселка Кольцово используется по прямому указанию Главы рабочего поселка Кольцово при подготовке поздравительных, приветственных писем, грамот, благодарностей, дипломов, сертификатов и в иных случаях, определяемых Главой рабочего поселка Кольцово. Использование факсимиле Главы рабочего поселка Кольцово на документах, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства администрации рабочего поселка Кольцово, а также на нормативно-правовых актах не допускается.
3.9. Ответственным лицом в администрации рабочего поселка Кольцово за хранение и использование гербовой печати администрации рабочего поселка Кольцово, негербовой печати администрации рабочего поселка Кольцово, факсимиле Главы рабочего поселка Кольцово является начальник отдела по общим вопросам и архивному делу администрации рабочего поселка Кольцово, а в период его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) - исполняющий его обязанности.
Гербовая печать администрации рабочего поселка Кольцово, негербовая печать администрации рабочего поселка Кольцово, факсимиле Главы рабочего поселка Кольцово хранятся в сейфе.
3.10. Печати могут выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами местоположения администрации рабочего поселка Кольцово).
3.11. Штампы, используемые структурными подразделениями администрации рабочего поселка Кольцово, находятся у сотрудников администрации, ответственных за их использование и сохранность.
Штампы хранятся в закрытых столах.
3.12. При хранении печати, штампов, факсимиле принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.
3.13. О случаях утери печати, штампа незамедлительно сообщается Главе рабочего поселка Кольцово.
3.14. По факту утраты печатей и штампов проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных лиц к ответственности и списания с учета утраченных печатей и штампов.
4. КОНТРОЛЬ СОСТОЯНИЯ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЕ
4.1. Проверка наличия и порядка хранения печатей и штампов проводится не реже одного раза в год.
4.2. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей, штампов, факсимиле создается комиссия для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей, штампов, факсимиле, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета.
4.3. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей, штампов, факсимиле другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей, штампов, факсимиле.
Приложение 1
к Порядку изготовления, использования,
хранения и уничтожения печатей,
штампов, факсимиле
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЕ
|
№ п/п |
Оттиск выданной печати, штампа, факсимиле |
Наименование структурного подразделения, должность и фамилия ответственного лица |
Роспись в получении, дата |
Дата возврата и расписка в приеме |
Отметка об уничтожении, номер акта и дата |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 2
к Порядку изготовления, использования,
хранения и уничтожения печатей,
штампов, факсимиле
АКТ № _______
ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА, ФАКСИМИЛЕ)
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа, факсимиле) в журнал учета печатей, штампов, факсимиле.
Печать (штамп, факсимиле) администрации рабочего поселка Кольцово
(оттиск)
уничтожен(а) в связи с ______________________________________________
___________________________________________________________________
(указать причину: изменение наименования, организационно-правовой формы, износ и т.д.)
комиссией в составе:
1. __________________________
2. __________________________
3. __________________________
Способ уничтожения________________________________________________
Время и место уничтожения печати ___________________________________
Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:
Подписи членов комиссии
____________ /____________________/
(подпись)
____________ /____________________/
(подпись)
____________ /____________________/
(подпись)
"___" ______________________ 20__ г.
М.П.
Дата публикации: 07.02.2025